Dokumenty przechowywane w zakładach pracy, urzędach czy innych instytucjach generują konieczność odpowiedniego zorganizowania przestrzeni. Zazwyczaj większość placówek decyduje się na wydzielenie archiwum, w którym umieszczone zostaną aktualnie używane lub starsze teczki i segregatory z dokumentacją. Aby miejsce to było funkcjonalne w bieżącej eksploatacji, konieczne jest wyposażenie go w odpowiednie regały archiwizacyjne. Jakie modele najlepiej sprawdzą się w takim pomieszczeniu?
Regały metalowe są często wykorzystywane w różnego rodzaju archiwach i bibliotekach
Regały metalowe do archiwum – zastosowanie
Regały archiwalne znajdą zastosowanie wszędzie tam, gdzie niezbędne jest przechowywanie dokumentacji papierowej, nośników elektronicznych czy innych narzędzi i urządzeń wykorzystywanych w danej branży. Modele metalowe będą zatem przydatne we wszelkiego rodzaju archiwach, urzędach, biurach, bibliotekach i innych instytucjach, w których składowane są znaczne ilości dokumentów.
Regał do archiwum może być również wykorzystywany w pomieszczeniach biurowych prywatnych firm, w których na co dzień używana jest większa ilość różnego rodzaju dokumentów. Będzie on praktycznym wyposażeniem biura księgowego, kancelarii notarialnej lub prawnej, a także mniejszych i większych przedsiębiorstw, w których przechowywane są akta firmowe.
Zalety regałów metalowych w archiwum
Metalowe regały do archiwum to rozwiązanie, które łączy w sobie liczne zalety. Przede wszystkim oferują one dużą powierzchnię do przechowywania i znaczną nośność, umożliwiając magazynowanie wielu ciężkich teczek i segregatorów. Ich otwarte półki sprawiają, że dostęp do dokumentów jest niezwykle łatwy i szybki, a trwała konstrukcja powoduje, że będą one wytrzymałym i bezawaryjnym wyposażeniem każdego pomieszczenia.
Regały na dokumenty oferowane w wielu różnorodnych wymiarach i kolorystyce umożliwiają bezproblemowe i funkcjonalne zaaranżowanie archiwum. Przymocowane do ścian, gwarantują maksimum bezpieczeństwa i wygody użytkowania, pozwalając w pełni wykorzystać przestrzeń pomieszczenia. Dzięki możliwości regulacji wysokości ich półek ułatwiają one posegregowanie i uszeregowanie wszelkich przechowywanych dokumentów i narzędzi, będąc praktycznym elementem wyposażenia w każdym firmowym, prywatnym i publicznym obiekcie.
Na regałach zmieścić można dużo książek i dokumentów
Jaki regał do archiwum warto wybrać?
W sprzedaży dostępne są zróżnicowane modele polecanych do archiwum mebli. Spora część osób planujących urządzenie pomieszczenia do przechowywania dokumentacji decyduje się na regały archiwalne przesuwne. Są one ergonomicznym rozwiązaniem, które jednak jest stosunkowo drogie, zazwyczaj wymaga wykonania specjalistycznych szyn jezdnych na podłodze, a codzienna obsługa wiąże się z koniecznością przesuwania kolejnych segmentów w celu odnalezienia pożądanych dokumentów.
Alternatywą dla regałów jezdnych są wolnostojące, otwarte modele wykonane z metalu. Zajmują one taką samą przestrzeń, a zarazem są znacznie łatwiejsze w dopasowaniu do kształtu pomieszczenia. Nie wymagają żmudnego – nierzadko ręcznego – przesuwania kolejnych półek, sprawiając, że wszelkie dokumenty są dostępne na wyciągnięcie ręki.
Nie bez znaczenia są również koszty, jakie trzeba ponieść za wybrane regały do archiwum. Cena jest niższa, niż w przypadku wariantów jezdnych, a przy tym nadają się zarówno do mniejszego, jak i większego magazynu akt.
W kategorii regałów do archiwum nierzadko znajdziemy także modele drewniane. Nie jest to jednak zbyt praktyczne rozwiązanie. Półki z drewna są mniej wytrzymałe niż ich odpowiedniki z metalu, mogą także tracić swoje właściwości pod wpływem wilgoci czy z powodu braku stosownej konserwacji. Zazwyczaj są one również droższe od metalowego regału do archiwizacji dokumentów, stąd nie cieszą się zbyt dużą popularnością wśród osób poszukujących trwałych, funkcjonalnych, a zarazem niedrogich rozwiązań.
Regały archiwalne – nowe czy używane?
Archiwum to pomieszczenie, które w trakcie urządzania bywa traktowane nieco po macoszemu. Ma ono zazwyczaj służyć jedynie do przechowywania dokumentacji, stąd często na jego aranżację przeznaczane są mocno ograniczone środki finansowe. Z tego względu osoby odpowiedzialne za przygotowanie takiego pokoju nierzadko decydują się, by zastosować używane regały metalowe. Czy to dobre rozwiązanie?
Chociaż regał do archiwum zakładowego pozyskany z drugiej ręki może być bardziej atrakcyjny cenowo, to zazwyczaj na tym kończą się jego zalety. Taki model może posiadać znaczne ślady używania, negatywnie wpływające na funkcjonalność i komfort jego dalszej eksploatacji. Ponadto nieprawidłowo użytkowany, może cechować się pogorszoną nośnością i stabilnością. Z tego względu lepszym rozwiązaniem jest zakup nowego regału na dokumenty, który zapewni maksymalną trwałość i estetykę przez długi czas. Taki produkt można nabyć już za kilkadziesiąt złotych, jak ma to miejsce w przypadku niedużych egzemplarzy o mniejszej nośności. W sytuacji, gdy niezbędne będą większe i wytrzymalsze modele, należy się przygotować na wyższe koszty, rozpoczynające się od kilkuset złotych.
Regały pozwalają posegregować dokumenty, co ułatwia ich odnajdywanie
Jak ustawić regały w archiwum?
Ustawienie regałów na dokumenty do archiwum jest zazwyczaj regulowane odpowiednimi przepisami. Zgodnie z instrukcją dotyczącą organizacji archiwum zakładowego, każdy kolejny odpowiednio ponumerowany regał ma być umieszczony w rzędach prostopadłych do okna, a odległość między nimi nie może wynosić mniej niż 80 cm
Wysokość i szerokość regałów powinny zostać dopasowane do typu gromadzonej dokumentacji; można zdecydować się na półki 40 cm w przypadku regałów w archiwum stojących pod ścianą oraz 80 cm - przy modelach wolnostojących. Dodatkowo wskazane jest zachowanie odpowiedniego odstępu od podłogi i sufitu, zapewniającego niezbędną cyrkulację powietrza.
Regał do archiwum jest niezbędny w każdym pomieszczeniu, przeznaczonym do przechowywania dokumentacji. Wykonany z trwałego i solidnego materiału, pozwala na bezpieczne składowanie teczek i segregatorów. Do najpopularniejszych modeli regałów archiwalnych należą egzemplarze z metalu. Są one zgodne z instrukcjami większości archiwów zakładowych, gwarantując właściwe przechowywanie akt oraz ułatwiając bezproblemowe odnalezienie wszystkich poszukiwanych dokumentów.